Gestion de projet : Mettre en place un suivi d’avancement du projet

Gestion de projet : Gérer un projet, c’est suivre attentivement son évolution afin de prendre les décisions adaptées en cas de dérives. Ces dérives peuvent concerner le planning, le budget ou la répartition des ressources humaines.

En gestion de projet, il ne suffit pas de prendre une décision ou de déléguer une tâche à un collaborateur pour assurer le résultat attendu. Il est impératif de suivre de près l’exécution des tâches et l’avancement du projet. Objectif : vérifier que tout se passe le mieux possible.

En tant que chef de projet, il est donc essentiel que vous observiez et vérifiez les résultats de vos collaborateurs. Vous devez garantir que :

• l’équipe avance dans la bonne direction ;
• elle travaille de façon collaborative à l’atteinte des objectifs fixés ;
• elle respecte le budget, les délais et les ressources allouées au projet.

Outre le suivi de la progression du projet vers son objectif, le rapport d’avancement du projet sert également à améliorer les performances de votre équipe de projet.

Gestion de projet : Qu’est-ce que le suivi d’avancement du projet ?

Le suivi d’avancement se surnomme aussi “contrôle des tâches” ou “des activités du projet”. Il a pour but de vérifier que :

• le projet se déroule conformément au planning établi ;
• les ressources humaines, matérielles et financières sont bien définies ;
• celles-ci sont utilisées à bon escient.

En cas de problème, ce contrôle vous fournit les données dont vous avez besoin pour le signaler à l’équipe. Vous pouvez alors prendre des mesures rapides pour résoudre le problème.

Le suivi de l’avancement du projet se divise en trois étapes :

• la collecte des données ;
• l’analyse de ces données ;
• la mise en place d’actions correctives, si besoin. 

Le suivi peut donc être effectué de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle ou encore saisonnière.

Il est important d’utiliser des Key Performance Indicators (KPI) pour évaluer le contrôle des activités de votre projet. Ces indicateurs permettent de mesurer les performances de votre projet et d’évaluer une situation afin de prendre une décision adaptée.

Gestion de projet : Pourquoi faut-il suivre l’évolution du projet ?

Il est important de suivre une stratégie pour atteindre vos objectifs et réussir votre projet. Vous ne pouvez pas simplement effectuer les tâches les unes après les autres et vous attendre à ce que le projet soit un succès. Il faut un plan pour réussir.

Lorsque différentes missions sont assignées, vous devez suivre leur évolution tout au long du projet. Pourquoi ? Pour s’assurer que tout se déroule comme prévu initialement.

Il revient au chef de projet de s’assurer que les délais, le budget et les ressources nécessaires sont ajustés pour permettre la bonne réalisation d’une tâche. Il est important de vérifier régulièrement que la répartition des tâches est adaptée aux compétences de chacun.

Au fur et à mesure que le projet avance, il est important de vérifier les performances et les résultats de votre équipe pour s’assurer que tout le monde est sur la bonne voie et que les objectifs fixés seront atteints. Cela vous permet également de garder un œil sur le budget du projet et sur le temps qui y a été consacré.

Gestion de projet : Les différents outils de suivi

Le chef de projet qui souhaite suivre l’avancement de son projet dispose de plusieurs outils à sa disposition. Ces outils découlent en partie de la méthode de découpage du projet qu’il a choisie. Selon les cas, l’avancement du projet peut donc se suivre via :

• la réunion de suivi ;
• le logiciel de gestion de projet et ses fonctionnalités de planification.

Gestion de projet : Les réunions de suivi

La réunion de suivi a pour objectif de faire un état des lieux de l’avancement du projet et de traiter les problèmes rencontrés avec l’ensemble de l’équipe concernée. Cela permet au projet de progresser quotidiennement.

Le chef de projet anime la réunion en vue de planifier le projet. Les responsables de chaque tâche y participent afin de s’accorder sur les dates de début, de fin et la durée de chaque tâche.

La planification doit être lisible et compréhensible de tous les participants. Chaque tâche doit se classer selon son état : terminée, en cours ou non-commencée. Cela permettra à tout le monde de suivre l’avancement du travail et de savoir ce qui doit être fait.

La réunion de suivi permet de :

• identifier les tâches qui doivent démarrer prochainement ;
• définir les nouvelles tâches à ajouter et celles à supprimer ;
• déterminer l’avancement des tâches en cours et leur durée restante ;
• prendre les décisions qui s’imposent.

Il est important que le suivi d’avancement du projet soit effectué en collaboration par le chef de projet et son équipe. Le planning, mis à jour quotidiennement, doit rester le document de référence.

Après la réunion, ce compte-rendu de celui-ci doit détailler les causes possibles de retard dans un projet et les actions à mener pour les résoudre.

Les réunions de suivi du projet doivent avoir lieu régulièrement tout au long de sa durée. Leur fréquence dépend de la taille et de la complexité du projet.

Le logiciel de gestion de projet

Les logiciels de gestion de projet présentent de nombreuses fonctionnalités pour gérer efficacement votre projet du début à la fin. Ils vous permettent de planifier simplement chaque tâche du projet, de les attribuer à un collaborateur et d’en assurer facilement le suivi. Les logiciels de gestion de projet vous permettent de mieux collaborer avec votre équipe, d’améliorer la communication et d’être plus productif.

Le diagramme de Gantt et le gestionnaire de tâches sont des outils qui vous permettent de planifier, suivre, gérer et analyser les activités et la charge de travail des membres de votre équipe.

• Le gestionnaire des tâches pour gérer l’avancement du projet

Les outils de gestion des tâches sont généralement des to-do lists. Pour le chef de projet, cette fonctionnalité a deux atouts. Elle permet, d’une part, de lister toutes les tâches afférentes au projet. Une démarche qui peut aboutir à des listes de centaines de tâches. Cet outil permet aussi d’attribuer facilement ces tâches aux collaborateurs qui doivent les réaliser.

Du point de vue de l’employé, le gestionnaire de tâches fonctionne comme une liste de tâches quotidiennes. Dans tous les cas, ce type de méthode permet un contrôle centralisé de l’avancement du projet. En comparant le nombre de tâches réalisées au nombre total de tâches, il est possible d’avoir une vision globale de l’avancement du projet.

Il est important de suivre l’avancement des tâches en les associant à des jalons. Cependant, il faut faire attention à ce que les tâches les plus chronophages ne soient pas masquées par un pourcentage d’avancement encourageant.

• Le diagramme de Gantt pour visualiser vos progressions

Le principal avantage du diagramme de Gantt est qu’il offre un aperçu clair et concis de l’avancement de chaque tâche en un coup d’œil. Cet outil offre également une vue transversale de divers paramètres. Vous pouvez associer aux tâches des échéances, des temps alloués et des pourcentages d’achèvement.

Les diagrammes de Gantt permettent également de créer des liens de dépendance et de contraintes entre les tâches. Vous vous assurez ainsi un suivi au plus près de la réalité des équipes. Cet outil doit en outre être suffisamment flexible pour vous permettre de réorganiser les tâches si le suivi de l’avancement projet montre des dysfonctionnements.

• Une fonctionnalité dédiée à la gestion de l’équipe

Lorsqu’il s’agit de suivre la charge de travail des membres d’une équipe de projet, nous parlons de gestion des ressources. Ces outils spécifiques permettent de savoir qui est surchargé de travail et qui est disponible en jetant un coup d’œil aux plans de charge individuels. Ainsi, vous pouvez répartir efficacement les ressources sur une tâche, afin de rattraper un retard ou de raccourcir un délai trop long. On parle dans ce cas de “réaffectation” du temps ou de la journée.

Ces outils de gestion de l’équipe permettent aussi d’anticiper le nombre de jours-hommes à mobiliser pour réussir le projet. Votre suivi d’avancement projet vous aide donc à rester au plus près des budgets initiaux.

Comment rédiger un rapport d’avancement du projet ?

Le rapport d’avancement du projet consiste en un document qui résume de façon régulière la progression du projet. Et il peut se destiner à l’équipe projet, mais également à votre direction. Ce document émis régulièrement prend toujours la même forme :

• état d’avancement du projet : conforme au planning, en retard ou en avance ;
• tâches déjà réalisées, avec éventuellement leur pourcentage d’accomplissement ;
• les “jalons” déjà atteints, c’est-à-dire les événements importants ;
• le comparatif planning prévisionnel/avancement réel ;
• les contraintes et risques que rencontre l’équipe.

Pour vous aider dans la rédaction du rapport de suivi d’avancement du projet, vous pouvez vous appuyer sur des fonctionnalités dédiées. Les logiciels de gestion de projets comprennent généralement des outils de rapports qui aident à exporter rapidement les informations principales sur l’avancée du projet. 

Vous pouvez aussi vous appuyer sur les fonctionnalités “tableau de bord”, pour des données plus détaillées. Ces outils vous permettront de gagner du temps et d’améliorer la qualité de vos rapports.

En résumé

Le suivi de l’avancement de votre projet vous permet de vérifier que les tâches se déroulent conformément aux délais, aux ressources, aux coûts et aux objectifs fixés au départ. Pour améliorer ce suivi, utilisez des outils appropriés, comme les réunions de suivi ou les logiciels de gestion de projet. 

Tirez le meilleur parti des feuilles de temps et optimisez le retour sur investissement de vos projets !

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