Mettre en oeuvre PRINCE2: par quoi commencer?

Dans un précédent article je présentais « Quelle est la vraie valeur de PRINCE2©?« , et j’espère avoir convaincu que ce référentiel de gestion de projets était une excellente meilleure pratique. PRINCE2© est très claire et concise; tous les aspects de la gestion de projet sont naturellement couverts, mais aussi intelligemment articulés et éclairés les uns par rapport aux autres.

La question qui se pose, une fois PRINCE2© adopté dans l’organisation, c’est: « Par quoi on commence? ».

Bien sûr la réponse va varier en fonction de la maturité de l’entreprise à gérer des projets; on dit de maîtriser le « mode projet ». Cette maturité est très variable et elle est mesurée sur 5 niveaux en général, dont voici les grandes lignes:

• Niveau 1: c’est le mode « pompier », que tout le monde connaît bien
• Niveau 2: à ce niveau, on a pris conscience qu’il fallait documenter le mode projet; même si cette documentation n’est pas toujours suivi, il y a une prise de conscience et des efforts sont faits pour documenter.
• Niveau 3: comme les niveaux sont cumulatifs, on a la documentation du niveau 2, qui est effectuée systématiquement. A ce niveau, la documentation est suivi par toutes les équipes sur tous les projets. C’est une marche importante qui est franchie dans la systématisation de la démarche
• Niveau 4: la démarche projet à ce niveau est mesurée, elle produit des indicateurs fiables, à jour, pertinents; ceci implique que le mode projet est reproductible et suffisamment maîtrisé pour être interprété par ses indicateurs
• Niveau 5: le mode projet est mesuré et en amélioration permanente, l’ensemble des équipes participant à l’amélioration du pilotage des projets dans l’entreprise

Pour faire une revue complète de la maturité de l’organisation en termes de gestion de projets, on peut s’appuyer sur P3M3© (Project, Program, Portfolio Management Maturity Model) qui est une meilleure pratique AXELOS® internationalement reconnue.

Une fois cette revue de maturité effectuée, on connaîtra la capacité de l’entreprise à mettre en œuvre une démarche très structurée de gestion de projets comme PRINCE2©.

Imaginons que nous soyons dans une entreprise à un niveau 2 de maturité en gestion de projets, c’est-à-dire que l’entreprise dispose de quelques stratégies mais ne les applique pas systématiquement (exemple : une stratégie de gestion des risques et de la qualité, mais pas suivie de tous).

Souvent on adopte le déroulé suivant pour mettre en œuvre PRINCE2:

1. quels sont les documents management existant déjà dans le mode projet : existe-t-il un journal de projet ? Un registre des risques ? Une stratégie de communication ? Un business case ? PRINCE2© fait des recommandations simples sur l’adoption de ces documents ;
2. comment gère-t-on les risques ? Les rôles et responsabilités ? Les changements ? La qualité ? Le business case ? Les changements ? Etc… Les THEMES PRINCE2© amènent des réponses opérationnelles ;
3. quelles sont les étapes ou processus utilisés pour piloter les projets de l’entreprise ? Y a-t-il une phase de faisabilité, de cadrage ? Quelles sont les étapes lors de la clôture ? Quelles décisions sont prises et à quel moment ? Autant de questions auxquelles les PROCESSUS de PRINCE2© apportent une réponses
4. le mode projet de l’entreprise traite-t-il la justification du projet tout au long du projet ? Permet-il la délégation  de l’autorité projet ? Comment gère-t-il la livraison des produits réalisés ? Comment gère-t-on les phases du projet et les grandes étapes du projet ? Autant de questions auxquelles les PRINCIPES PRINCE2© apportent une réponse directe.

Cette démarche est très générique, mais si ces 3 étapes sont suivies, elles embarquent la totalité de la meilleure pratique PRINCE2©, et par voie de conséquence, l’ensemble des sujets qui vont être traités tout au long du projet.

Pour en savoir plus :  https://www.skills4all.com/certification/bootcamp-prince2-foundation-practitioner-formation/