L’importance d’une bonne maîtrise du temps de travail

Avoir suffisamment le temps est une chose, le gérer en est une autre. Respecter les deadlines tout en assurant la qualité de ce qu’on produit n’est pas une chose aisée tant il y a de distractions possibles. Pour être plus efficace et plus productif, une organisation personnelle et efficace passe par une bonne gestion de son temps et de son stress. Comment s’y prendre pour le mettre à profit dans notre lieu de travail ?

Les objectifs de la gestion du temps de travail

Le but est d’apprendre à bien investir le temps de travail dont on dispose pour savoir planifier, déterminer en amont les priorités et savoir organiser ses activités et déléguer à son équipe. Dans le cadre professionnel, la notion de temps est fondamentale : date de rendez-vous, date de relance, etc… Elle définit également les délais prévus, les jalons et le temps nécessaire pour la réalisation d’un projet ou d’une tâche comme le délai de livraison ou la durée d’une réunion. Enfin, la gestion du temps permet d’organiser l’enchaînement successif des tâches selon un ordre de priorité.

Gérer son temps, c’est savoir mettre en place une démarche qui vise à préciser ce qu’on fait, comment le faire et le moment le plus adapté de le faire.

Gestion du temps : les employés types

Il faut savoir que l’utilisation du temps dépend de la personnalité de chaque travailleur, de sa fonction et de ses méthodes personnelles. C’est la raison pour laquelle on peut distinguer plusieurs sortes d’individus dans une entreprise :

• Ceux qui travaillent mieux sous pression et à la dernière minute. Cette situation stimule leur créativité et leur productivité. Si vous faites partie de cette catégorie, soyez conscient que plus l’espace-temps accordé à une tâche sera diminué, plus celle-ci sera plus difficile à maîtriser
• Ceux qui sont multitâches. Si vous êtes du genre à mener plusieurs tâches à la fois, restez prudent, car on peut perdre facilement le contrôle et vous aurez des difficultés à les réaliser efficacement.
• Ceux qui ne savent pas s’organiser. Ce sont les salariés qui gaspillent beaucoup de temps au bureau et qui ne savent pas entamer une tâche.

Pour prévoir ces contraintes attribuées à chaque employé-type, le plus simple c’est d’être organisé et d’être méthodique pour être efficace dans le temps. Comment y parvenir ?

Les cinq fondamentaux pour une meilleure gestion du temps

Voici quelques règles de base à respecter pour une amélioration de la gestion du temps

• Déterminer ses objectifs : que soit annuel, mensuel ou par semaine, avoir une direction permet de se focaliser précisément sur le résultat voulu.
• Définir ses priorités : non seulement la vie quotidienne est pleine de tâches et d’obligations en tout genre, mais elle est également remplie de distractions qui vous font perdre des heures. Dans ce cas, passez plus temps sur les choses les plus utiles et les plus importantes.
• Limiter une tâche dans le temps : fixer une échéance permet de focaliser son effort sur ce qu’on fait.
• Planifier : préparez le travail en sachant faire usage du temps disponible et classez les tâches par ordre de priorité. L’objectif essentiel sera de planifier les activités les plus rentables en urgence et d’y consacrer le temps nécessaire.
• Effectuer une tâche à la fois : une personne est bien plus efficace et concentrée en mettant un terme à chaque tâche avant de passer à une autre. Cela vous évitera aussi à revenir sur un travail non terminé.

Réussir la mise en place d’une gestion de temps doit passer par des solutions d’accompagnement : les méthodes et les outils.

Gestion du temps : les différentes méthodes et les outils

Il existe différentes méthodes qui contribue à l’optimisation du temps, dont la méthode NERAC et la méthode QQOCCP.

La méthode NERAC (Noter – Estimer – Réserver – Arbitrer – Contrôler) est un modèle de fiche à utiliser pour établir les différentes priorités. Cela va vous permettre de vérifier l’avancement de vos objectifs, de contrôler ce qui a été fait, de reporter le reste des tâches ou de réaliser immédiatement celles qui sont mises à côté.

La méthode QQOQCCP répondant à Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi. Elle s’utilise dans plusieurs configurations comme l’élaboration d’un nouveau processus ou encore la mise en place d’actions.

La loi ou principe de Pareto appelé également principe des 80/20 décrit une règle selon laquelle 80 % des résultats sont le produit de 20 % des activités.

Ajoutez à tout cela les outils de gestion du temps comme l’inévitable agenda qui n’est pas encore aboli pour certains. Dans ce monde ultra-connecté, les applications numériques prennent également une place importante.