Les bonnes pratiques en gestion de projet

Le chef de projet doit appliquer plusieurs pratiques pour mener à bien un projet, comme se munir d’un logiciel de gestion de projet. Dans cet article, vous en trouverez quelques-unes.

Gérer un projet n’est pas une tâche facile. Beaucoup de projets voient le jour, mais seulement une partie d’entre eux aboutissent. Cela peut être dû à plusieurs facteurs. Selon l’ampleur et la complexité du projet, il peut y avoir plus ou moins de risques d’échec.

Très souvent, les projets sont livrés avec du retard, en dépassant le budget alloué à l’origine, ou avec des caractéristiques qui ne sont pas respectées. Bien que tout ne soit pas toujours évident, il existe plusieurs pratiques en gestion de projet pour prévenir l’échec d’un projet et le mener à bien.

Commencer par cadrer votre projet

Au démarrage d’un projet, on a tendance à vouloir entrer dans le vif du sujet au plus vite. C’est une belle erreur. Est-ce que vous caresseriez un tigre avant de l’avoir apprivoisé ? L’exemple est fort mais vous voyez où je veux en venir. Il est important de bien comprendre le besoin auquel le projet doit répondre. Il faut donc le définir avant de vous lancer dans sa réalisation, ce cadrage peut se faire avec l’aide d’un logiciel de gestion de projet.

Plusieurs éléments du projet sont à prendre en compte. Quelle sera sa durée ? Son budget ? Ses bénéfices attendus ? De quoi va-t-il traiter et quels sont les points hors périmètre ?

Une fois le besoin cerné, il est également possible de définir des objectifs mesurables, les principaux livrables qui en sortiront, vos grands jalons, les principaux risques à prendre en compte ainsi que l’organisation de votre projet, c’est-à-dire les acteurs de votre projet, l’équipe de travail.

Ce travail se fait lors de la réalisation de la charte projet avec un logiciel de gestion de projet. On entend parfois dire que 20% du temps d’un projet doit être consacré à sa préparation et ce n’est pas pour rien, cela fait partie des facteurs de réussite.

Une bonne planification

Après avoir bien cadré le projet, une bonne planification est essentielle. Cela peut sembler logique, mais toute planification n’est pas toujours bien huilée et il est important de s’y attarder un peu. Vous devrez commencer par dresser la liste des tâches à accomplir. Chaque tâche prendra un certain temps pour être réalisée.

Vous avez à votre disposition toute l’équipe de projet qui constitue vos ressources humaines disponibles pour la réalisation de ces tâches. Vous devrez vous organiser pour aller au bout de chacune de vos tâches en fonction des délais imposés par votre projet.

Il est important de s’assurer que chaque membre du groupe est disponible pour chaque activité et qu’ils aient le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Un logiciel de gestion de projet peut être utile pour gérer les différentes tâches et les ordres de priorité.

Une bonne planification permet non seulement de savoir où vous allez, mais aussi comment vous y arriverez. Cependant, même si votre planification est bonne, il est important de l’actualiser tout au long du projet.

La gestion des risques

Souvent négligé ou mal géré, il est important de se tenir au courant des risques éventuels de votre projet afin d’augmenter ses chances de réussite. Lorsque vous réinitialisez votre projet, vous définissez votre projet et vous fixez des objectifs.

Le but est d’atteindre ces objectifs. Il est donc important, dans votre planification, de prendre en compte les menaces éventuelles qui peuvent survenir au cours de votre projet. Ces menaces sont les risques potentiels que vous pouvez rencontrer.

C’est à vous de les identifier et de les analyser, ce qui vous permettra d’anticiper et d’être prêt à y faire face si jamais ils se présentent au cours du projet. Cette identification se fait lors de la charte du projet si vous utilisez un logiciel de gestion de projet.

Le but de leur analyse est de déterminer leur degré de gravité. Vous pouvez estimer la gravité du risque en prenant en compte l’impact que ce risque aurait sur votre projet et la probabilité qu’il se produise.

Par exemple, il sera plus important d’anticiper un risque ayant un impact très élevé et une probabilité très élevée qu’un risque ayant un impact et une probabilité très faibles. A partir de cette analyse, vous pourrez alors soit réduire vos risques, soit faire en sorte qu’ils ne se produisent pas, soit les accepter et les prendre en compte dans la réalisation de votre projet.

Pour anticiper leur traitement, vous pouvez mettre en place un plan d’action ainsi qu’une réponse à vos risques. Cela vous permettra d’être prêt à y faire face le moment venu. Un logiciel de gestion de projet vous permettra d’assigner une action directement lors de l’identification de votre risque.

Bien évidemment, un risque peut évoluer à mesure que votre projet évolue. Le plan d’action que vous avez prévu pour y répondre peut alors devenir obsolète. Il est donc important de tenir à jour votre gestion des risques régulièrement tout au long du déroulement du projet.

Évaluer les demandes de changement

Votre projet est en cours, vous avez tout planifié en tenant compte des délais et de votre budget, mais voilà qu’un changement est demandé concernant le projet.

Par exemple, vous étiez censé construire un bâtiment de 3 étages et finalement on vous demande d’en prévoir un 4ème (ceci est un exemple brut).

Dans une situation comme celle-ci, il est important d’évaluer si ce changement est réalisable. Quel impact aura-t-il sur la durée du projet ? Et le budget alloué ? Est-ce que je dispose des ressources nécessaires pour le mettre en œuvre ?

Cette analyse vous permettra de déterminer si la demande de modification est réalisable ou non, ainsi que les implications de celle-ci pour votre projet. Vous pourrez ainsi veiller à ce que votre projet demeure axé sur les objectifs fixés, et qu’il ne soit pas compromis.

Pour soumettre une demande de changement facilement, utilisez un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités liées aux modifications.

Une communication claire et précise

Il est essentiel d’avoir une bonne communication lorsqu’on travaille avec plusieurs collaborateurs vers un objectif commun. Il s’agit bien sûr que tout le monde dispose des mêmes informations, que celles-ci soient qualifiées et actualisées, qu’elles soient bien comprises et pertinentes, afin que chacun puisse suivre le cours du projet et se diriger dans la bonne direction.

Cependant, cela n’est pas toujours si facile à réaliser. Dans des contextes de collaboration à distance, d’échanges multilingues ou d’utilisation d’outils de communication inadaptés, la coordination des informations peut s’avérer plus complexe que prévu.

Il est donc essentiel de soigner la communication avec votre équipe de projet en utilisant les canaux appropriés et en étant aussi clair et précis que possible. La meilleure solution est de vous équiper d’un logiciel de gestion de projet qui vous permettra de communiquer simplement et efficacement.

Obtenir l’approbation des parties prenantes au projet

Au début, le client/sponsor exprime le produit qu’il aimerait voir réalisé à la fin du projet. Cependant, cette vision peut être subjective et prendre une forme différente dans la vision du chef de projet.

Pour que le produit final soit le plus proche possible de ce que le client/sponsor peut attendre, il est donc plus que conseillé de lui faire valider les différentes étapes et décisions prises tout au long du projet.

De cette manière, vous êtes sûr de rester sur la bonne voie et donc de livrer ce qui était attendu. Pour cette étape, le mieux est d’utiliser un logiciel de gestion de projet qui inclut les clients en son sein.

Apprendre de son expérience

En tant que chef de projet, il est intéressant de prendre le temps, à la fin de chaque projet, d’analyser le déroulement global de la gestion du projet, d’évaluer les axes à améliorer pour l’avenir, mais aussi les points positifs sur ce qui a été fait.

Cette phase permet au chef de projet d’améliorer ses différentes approches dans le but de faire sans cesse mieux au prochain projet.

Utiliser un logiciel de gestion de projet

Il existe une longue liste d’outils de gestion de projet et toutes les organisations n’ont pas les mêmes besoins. Pour choisir le bon logiciel de gestion de projet qui vous soutiendra dans vos efforts, vous devez savoir ce qui vous sera utile et ce qui ne le sera pas.

Par exemple, si vous êtes en charge de projets très spécifiques avec un suivi très fin au niveau de la minute ou de l’heure, vous n’aurez pas les mêmes besoins qu’une personne en charge de projets avec un suivi de charge à la journée ou à la demi-journée.

Par conséquent, vous n’utiliserez pas les mêmes outils. Un logiciel de gestion de projet comme MS Project vous permettra d’entrer dans une planification très précise et complète, avec par exemple des notions de type de lien entre les tâches, de taux d’utilisation des ressources, et d’autres outils pour un suivi très précis des tâches.

ProjectLibre est un outil de gestion de projet qui aborde de nombreux aspects de la gestion de projet très centrés autour des tâches. Ces outils sont abordables par des personnes à l’aise en gestion de projet et formées pour leur utilisation.

Néanmoins ils peuvent vite être contraignants compte-tenu des besoins détaillés d’actualisation des données pour garder un suivi de projet cohérent au risque de générer des décalages de tâches, créer des surcharges injustifiées, bloquer des tâches. Un logiciel de gestion de projet comme Gouti se montre plus accessible.

L’objectif est de créer un outil facile à utiliser, pratique et prêt à aider les chefs de projet novices et expérimentés. Il est important de garder à l’esprit qu’un outil de gestion de projet doit s’adapter à votre style de travail, et non devenir une contrainte.

Il existe également un outil, appelé ASANA : Asana est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent suivre l’avancement de leurs projets et atteindre leurs objectifs. Asana offre une vue claire de l’avancement des tâches, permet aux équipes de collaborer efficacement et d’organiser facilement leurs tâches. En bref, Asana est un outil puissant qui peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.

Réunions de bilan, conflits d’horaires, chaînes d’e-mails interminables : avec Asana, vous serez au courant de ce que fait votre équipe et à quel moment. La communication est efficace et pratique, ce qui vous permettra de gagner du temps.

Grâce à Asana, l’efficacité des équipes a été multipliée par 1,45 :

• 65 % des clients affirment qu’Asana a réduit le nombre d’e-mails et de réunions avec leur équipe
• 66 % des clients affirment qu’Asana leur permet d’être plus productifs

*Selon une étude menée en 2016 auprès de clients Asana Premium

Par conséquent, il est important de sélectionner un outil qui comprend à la fois les fonctionnalités essentielles que vous utiliserez, et les fonctionnalités qui vous aideront dans votre travail quotidien.

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